+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Перечень Кадровых Документов Обязательных Для Организации 2021

Содержание

Документы в кадрах обязательные

Перечень Кадровых Документов Обязательных Для Организации 2021

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства.

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

Типовые трудовые договоры

В новой статье 309.2 ТК РФ сказано, что отказаться от утверждения локальных нормативных актов можно только при условии, что в трудовых договорах с работникам будут включены условия, которые должны регулироваться локальными нормативными актами. Иными словами, в трудовых договорах потребуется указать, в частности:

  • даты отпуска (вместо графика отпусков);
  • полагающиеся премии (вместо положения о премировании);
  • условия направления командировки (вместо положения о командировании);
  • время работы (вместо правил внутреннего трудового распорядка).

Однако работодателю не стоит спешить с изменениям текста трудовых договоров. Типовые формы трудовых договор к моменту вступления комментируемого закона должно будет определить Правительство РФ. В типовой форме должны будет содержаться все необходимые условия. Работодателю лишь потребуется подстроить типовую форму «под себя».

Обратите внимание, что трудовой договор – не локальный нормативный акт. Это лишь соглашение работодателя и работника. Такой принцип действует сейчас и будет справедлив в 2021 году. Тот факт, что в типовом трудовом договоре будет содержаться больше условий труда, не будет означать, что трудовой договор это локальный нормативный акт.

Что делать с действующими локальными актами

Комментируемый закон позволяет организациям или ИП полностью или частично отказаться от утверждения локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Однако делать это закон не обязывает. В связи с этим организации и ИП могут продолжить применят локальные акты как сейчас, так и после 1 января 2021 года.

В связи с этим, работодателям (микропредприятиям) уже сейчас имеет смысл подумать над тем, будут ли они отказываться от утверждения локальных нормативных актов со следующего года. Если да, то, скорее всего, потребуется вносить изменения в трудовые договора.

Если нет, то можно продолжить применять сложившийся порядок разработки, утверждения локальных нормативных актов.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Список кадровых документов

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры РФ от Ниже приводим извлечение из этого документа. Согласовано Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября г. Перечень включает типовые управленческие архивные документы далее — документы , образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций далее в тексте — организаций при осуществлении однотипных общих для всех или большинства управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация. В графе N 2 Перечня приведены виды документов.

Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя.

Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст.

Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

В данном разделе мы разместили для Вас классифицированный перечень документов, используемых в кадровом делопроизводстве.

Чаще всего на средних и крупных предприятиях присутствуют специальные отделы, занимающиеся решением вопросов. Система их работы может варьироваться, в зависимости от крупности самого предприятия, количества его сотрудников и многих других факторов.

Так или иначе, сбор документации — важный элемент, без соблюдения которого на предприятия могут накладываться серьезные штрафы. Кадровая документация распространяется на каждого сотрудника предприятия и в основном содержит примерно следующий набор и удостоверений:.

На активном предприятии данные документы регулярно обновляются, дополняются и циркулируют между отделениями. Отсюда возникает и необходимость регистрации не только их наличия, но и их возможного движения.

Теги по материалу: Перечень документов кадровому делопроизводству, перечень кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2021 году

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами: Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:.

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом: Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам: Существует и такая классификация кадровой документации:. Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ.

Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом. Сколько хранятся кадровые документы?

Кадровое делопроизводство 2021

Для того, чтобы понять, какие документы по кадровому делопроизводству должны быть в организации, проанализируем трудовое законодательство и представим получившийся результат в виде таблицы. Для большинства из них существуют унифицированные формы, разработанные и утвержденные Госкомстатом.

Их применение не является обязательным, но существенно облегает работу сотрудников кадровых служб. Документ Нормативная база Штатное расписание Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.

Правила внутреннего трудового распорядка ст.

Обязательны, но не для всех

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

Документация по личному составу

— о приеме на работу — об увольнении — о переводе — о направлении в командировку -о предоставлении отпуска -о поощрении

-о наложении дисциплинарного взыскания

Информационно — расчетные документы

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Чем грозит несоблюдение правил ведения кадрового документооборота

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности.

Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же — на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров.

Несоблюдение требований кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в отношении такой организации.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
  • Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  • Инструкция по технике безопасности.
  • Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  • График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
  • График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
  • Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

Кадровые документы

Обязательные документы по кадрам – это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5.27.КоАП, а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Кроме того, статьи 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

Документы, которые являются обязательными всегда

Вместо заключения

Коллеги, простите мне мое возможное занудство в разжевывании вроде бы очевидных вещей, но, к сожалению, я столько раз сталкивалась с ситуациями, когда в компании могло не быть устава («а зачем?»), или трудовых договоров («ой, у нас руки не доходят подписать»), или ещё чего-то в этом духе, что теперь твердо знаю: жизнь куда разнообразней наших представлений о ней.

Источник: https://mir-katushek.ru/finansovye-sovety/2461-dokumenty-v-kadrakh-obyazatelnye.html

Обязательные кадровые документы в организации 2021 года

Перечень Кадровых Документов Обязательных Для Организации 2021

В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

  • правила трудового распорядка внутри компании;
  • документы о защите персональных данных;
  • штатное расписание компании;
  • трудовые договоры с каждым штатным работником;
  • должностные инструкции на каждую позицию;
  • трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
  • положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
  • табель учёта рабочего времени и выходных дней;
  • графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
  • приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
  • приказы по основной деятельности предприятия;
  • личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
  • договоры о материальной ответственности штатного работника;
  • книга учёта проверок контролирующих ведомство;
  • протоколы заседаний;
  • книги инструктажа техбезопасности;
  • журнал прохождения обязательных медосмотров;
  • книга актов о несчастных случаях.

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Список обязательных кадровых бумаг на микропредприятиях

Список обязательных документов микропредприятия уменьшен на несколько пунктов в отичиче от крупной корпорации

Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

  • графики рабочих смен специалистов;
  • положение об оплате труда и премировании работников;
  • нормы внутреннего трудового распорядка;
  • прочие локальные документы, регулирующие трудовые отношения.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например, правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру, трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО{q}

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности.

Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д.

Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв.
постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты).

На практике многие продолжат вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника.

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы.

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (
ст. 234 ТК РФ)

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику{q}

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.

В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6
ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Предлагаем ознакомиться:  Какую справку берут в бти при продаже квартиры

Штатное расписание. В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы ( ст. 15,

57 ТК РФ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет.

С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться.

Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.

Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (
ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков. Является обязательным кадровым документом в силу
статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года.

Положение о персональных данных. Также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании ( Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ,

ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др.

Согласия на обработку персональных данных. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника. Предлагаем ознакомиться:  Копия резолютивной части решения суда

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы:  для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (
ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда. Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (
ст. 135 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (
ст. 91 ТК РФ).

Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки.

То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Документ об утверждении формы расчетного листка. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Приказы. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы.

Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.).

Мы в свою очередь можем предложить вам услугу ведения кадровых документов. Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нам, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Кадровое делопроизводство с нуля

Перечень Кадровых Документов Обязательных Для Организации 2021

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров. Почему кадровое делопроизводство не стоит взваливать на бухгалтера
  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2021.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы по личному составу;
  • трудовая книжка (кроме совместителей);
  • личная карточка;
  • согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О сроках хранения кадровых и бухгалтерских документов

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Новые требования к кадровому учету от 2021 года

В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

  • прием на работу;
  • уведомление о начале отпуска;
  • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
  • оформление командировок;
  • формирование графика отпусков и т.д.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

Основные документы кадрового делопроизводства – перечень обязательных кадровых документов в организации 2021

Перечень Кадровых Документов Обязательных Для Организации 2021

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

  • документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
  • документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:

  • приказ о приеме на работу (Т-1);
  • контракт с сотрудником (ТД-1);
  • трудовую книжку (постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225);
  • личную карточку сотрудника (Т-2);
  • документы о переводе (Т-5);
  • приказ об оформлении отпуска (Т-6);
  • приказ об увольнении (Т-8);
  • приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
  • командировочное удостоверение (Т-10);
  • служебное задание (Т-10А);
  • распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).

Ко второй группе относятся:

  • График отпусков (Т-7).
  • Штатное расписание (Т-3).
  • Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
  • Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
  • Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
  • Табель учета рабочего времени (Т-12)
  • Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
  • Журнал проверок воинского учета граждан.
  • Приказ об организации воинского учета.
  • Внутренние положения:
    • коллективный договор;
    • положение об охране труда;
    • положение о премировании;
    • правила внутреннего распорядка;
    • положение о командировках;
    • положение о коммерческой тайне;
    • положение об оплате труда;
    • положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
    • прочее.

О хранении кадровых документов см. материал «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях. 

Кадровая документация в компании состоит из:

  • бланков унифицированных форм;
  • положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

 Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда. 

Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

  • защиты трудовых прав  сотрудников;
  • уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
  • информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

  • дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
  • административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
  • уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
  • гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).

Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

  • налоговые органы при выездных проверках;
  • военкомат в целях контроля ведения воинского учета.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  • трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

  • трудовая книжка;
  • распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

  • штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

ВАЖНО!При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

  • график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
  • табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии?

В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:

  • перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
  • отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
  • доход сотрудника: заработная плата, премии;
  • общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
  • обязательные правила, действующие внутри компании.

Источник: https://repetitinfo.ru/perechen-obyazatelnykh-dokumentov-uchetu-kadrov-predpriyatii/

Обязательные кадровые документы в организации 2021 года: список и нюансы хранения

Перечень Кадровых Документов Обязательных Для Организации 2021

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2021 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2021 году

В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

  • правила трудового распорядка внутри компании;
  • документы о защите персональных данных;
  • штатное расписание компании;
  • трудовые договоры с каждым штатным работником;
  • должностные инструкции на каждую позицию;
  • трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
  • положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
  • табель учёта рабочего времени и выходных дней;
  • графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
  • приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
  • приказы по основной деятельности предприятия;
  • личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
  • договоры о материальной ответственности штатного работника;
  • книга учёта проверок контролирующих ведомство;
  • протоколы заседаний;
  • книги инструктажа техбезопасности;
  • журнал прохождения обязательных медосмотров;
  • книга актов о несчастных случаях.

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Нюансы хранения бумаг

Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например, правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру, трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.

Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы в государственный архив.

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности.

Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же — на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров.

Несоблюдение требований кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в отношении такой организации.

  • Maria_Ilina
  • Распечатать

Источник: https://ip-spravka.ru/obyazatelnye-kadrovye-dokumenty-v-organizacii-2021.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.